MASALAH UMUM PENGENDALIAN AKUNTANSI STANDAR

ARTI PENTINGNYA PENGENDALIAN AKUNTANSI

Dalam perusahaan atau organisasi kecil, manajer atau pemilik perusahaan dapat mengamati dan mengendalikan sendiri semua operasi. Dalam banyak hal, dengan mengamati operasi pengolahan, dia dapat mendeteksi ketidak efisienan atau metode-metode yang tidak wajar dan memperbaiki kondisi-kondisi tersebut di tempat kejadiannya.

Apabila suatu perusahaan tersebut sudah semakin besar dan berkembang, hubungan yang dekat atau supervisi langsung pemilik atau manajer sebagian besar akan hilang. Dengan demikian dibutuhkan cara pengendalian yang lain untuk dapat mengelola secara efktif, yaitu pengendalian akuntasi dan laporan statistik.

CAKUPAN PENGENDALIAN AKUNTANSI

            Pengendalian akuntansi mencakup smua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti :

1.    Pembayaran kas

2.    Arus kas

3.    Investasi yang bijaksana dan pengamanan dana dari penyelewengan

KEBUTUHAN AKAN STANDAR

Para pimpinan yang berhasil telah mengembangkan cara-cara yang lebih efektif untuk mengatur dan mengendalikan kegiatan-kegiatan. Sekarang tidak cukup hanya sekedar mengetahui berapakah biaya produksi atau biaya penjualan. Terdapat kebutuhan yang nyata untuk mengetahui apakah perusahaan telah menggunakan teknik-teknik dan proses-proses produksi yang paling ekonomis.

Manajemen yang ilmiah mengakui nilai dan kebutuhan akan berbagai jenis standar teknis untuk merencanakan operasi pengolahan dan mengevaluasi efektivitas dalam teknik yang dinyatakan dalam satuan financial, menjadi standar biaya; standar ini, yang didasarkan atas penelitian dan analisa yang teliti mengenai berapa biaya yang seharusnya untuk melaksanakan operasi dengan metode-metode sebaik-baiknya, telah menjadi tolok-ukur yang dapat diandalkan untuk mengukur dan mengendalikan biaya.

Oleh karena standar telah didefinisikan sebagai suatu tolok ukur prestasi yang dikembangkan secara ilmiah, maka setidak-tidaknya ada dua kondisi yang tercakup dalam menetapkan standar, yaitu :

1.      Standar adalah hasil dari Penelitian yang Teliti atau Analisa terhadap Prestasi yang Lalu dan Ikut Mempertimbangkan Kondisi-kondisi yang Diharapkan di Masa Mendatang. Jadi standar bukanlah sekedar terkaan-terkaan; tetapi merupakan pendapat, yang didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia dari orang-orang yang paling ahli untuk menilai bagaimana prestasi kerja itu seharusnya.

2.    Standar perlu Ditinjau Ulang dan Direvisi dari Waktu ke Waktu. Suatu stadar ditetapkan berdasarkan kondisi-kondisi tertentu. Bila kondisi-kondisi berubah, standar harus juga diubah; kalau tidak, maka standar tidak akan merupakan tolok ukur yang benar. Bilamana terdapat kerjasama kelompok yang efektif, dan khususnya bila standar dikaitkan dengan pembayaran insenrif para pegawai maka kemungkinan perubahannya adalah besar.

MANFAAT STANDAR

A.    Dalam Pengendalian Biaya
1. Standar memberikan suatu tolok ukur yagn lebih baik mengenai prestasi pelaksanaan.
2. Memungkinkan dipergunakannya “prinsip perkecualian (principle of exception)” dengan akibat penghematan waktu.
3. Memungkinkan biaya akuntansi yang ekonomis.
4. Memungkinkan pelaporan yang segera atas informasi pengendalian biaya.
5. Standar berlaku sebagai insentif bagi karyawan.

B.     Dalam Penetapan Harga Jual
1. Tersedianya informasi biaya yang lebih baik sebagai dasar untuk menetapkan harga.
2. Menambah fleksibilitas pada data harga jual.
3. Dapat dengan lebih segera menyediakan data untuk penetapan harga.

C.     Dalam Penilaian Persediaan
1. Diperoleh suatu angka “biaya” yang lebih baik
2. Diperoleh kesederhanaan dalam penilaian persediaan

D.    Dalam Perencanaan Anggaran
1. Penetapan biaya total standar dipermudah
2. Tersedia alat untuk menunjukkan adanya penyimpangan prestasi kerja di bawah yang tidak ditetapkan

JENIS-JENIS STANDAR YANG DIBUTUHKAN

a.       Standar Untuk Semua Kegiatan Perusahaan
Pengendalian manajerial meluas sampai pada semua fungsi perusahaan – penjualan, produksi, keuangan, dan riset.

b.      Standar Untuk Prestasi Setiap Personel
Biaya-biaya dikendalikan oleh manusia. Melalui tindakan seseorang atau sekelompok oranglah biaya-biaya dikoreksi atau diurangi sampai pada suatu tingkat yang dapat diterima.

c.       Standar Kuantitas Bahan
Dalam memproduksi suatu barang, salah satu factor biaya yang paling nyata ialah kuantitas dari bahan yagn dipergunakan.

d.      Standar Harga Bahan
Untuk membedakan penyimpangan biaya (cost variances) yang terjadi karena pemakaian bahan yang berlebihan dari perbedaan biaya yang terjadi karena perubahan harga, maka perlu ditetapkan suatu standar harga bahan.

e.       Standar Jumlah Jam Kerja
Sering upah merupakan unsur biaya produk yang paling mahal.

f.       Standar Tarif Upah
Tarif upah pada umumnya ditentukan oleh factor-faktor di luar penguasaan perusahaan, mungkin sebagai hasil dari permufakatan melalui serikat buruh atau menurut tarif yang berlaku di pasaran setempat.

g.      Standar Biaya Overhead Pabrik
Salah satu dari banyak masalah yang harus dipecahkan oleh sebagian besar controller, adalah menetapkan standar untuk mengendalikan biaya overhead pabrik (manufacturing overhead expense) dan juga pembebanannya pada produksi.

h.      Standar Penjualan
Standar penjualan dapat ditetapkan untuk tujuan pengendalian dan pengukuran efektivitas kegiatan penjualan atau pemasaran

i.        Standar Biaya Distribusi
Sama seperti standar produksi yang ternyata berguna dalam mengendalikan biaya produksi, demikian juga semakin banyak perusahaan menemukan bahwa standar biaya distribusi merupakan alat pembantu yang berguna dalam mengarahkan usaha penjualan secara layak.
Beberapa contoh dari standar biaya distribusi adalah sebagai berikut:
• Biaya penjualan per unit yang dijual
• Biaya penjualan sebagai suatu persentase dari penjualan bersih
• Biaya per hari
• Biaya per kilometer yang ditempuh
• Biaya per order penjualan

j.        Standar Biaya Administrasi
Bila perusahaan telah meluas dan usaha telah berkembang, maka terdapat kecenderungan peningkatan biaya administrasi secara proporsional dan terkadang menyimpang terhadap biaya-biaya ini, sama halnya seperti terhadap biaya produksi.

k.      Standar Lainnya
Standar dapat juga ditetapkan untuk mengukur efektivitas dalam penggunaan harta atau kredit perusahaan. Berapa contoh yang dapat dipertimbangkan untuk ini adalah sebagai berikut:
1. Current ratio
2. Perputaran persediaan
3. Rasio hutang terhadap modal sendiri
4. Penjualan bersih terhadap piutang
5. Banyaknya hari penjualan yang belum ditagih
6. Tingkat pengembalian atas modal sendiri
7. Perputaran modal kerja
8. Operating ratio

PENETAPAN STANDAR

Pada dasarnya penetapan standar memerlukan pengkajian dan analisa yang teliti. Controller dan stafnya, yang terlatih dalam hal analisa, dan memiliki catatan-catatan pokok tentang berbagai kegiatan, adalah dalam posisi terbaik untuk berperan dalam mnenetapkan tolok ukur prestasi pelaksanaan (performance).

• Metoda Penetapan Standar

Berbagai fase yang terlibat dalam penetapan standar dapat diikhtisiarkan sebagai berikut:

1.      Pengakuan perlunya suatu standar untuk pengaplikasian khusus

2.      Obsevasi dan analisa pendahuluan

3.      Pemisahan fungsi, kegiatan dan/atau biaya dalam hubungan dengan tanggungjawab masing-masing individu

4.      Penetapan unit pengukuran untuk pada mana standar akan dinyatakan

5.      Penetapan metode yang terbaik

6.      Penetapan atau pernyataan standar

7.      Pengujian standar

8.      Pengaplikasian final

• Penggunaan Standar Untuk Pengendalian

Controller harus memiliki fakta yang cukup untuk menunjukkan kewajaran standar, bila timbul pertanyaan atau bila tolok ukur tersebut dianggap tidak wajar.
Bila standar jelas kelihatan tidak wajar, controller harus bersiap untuk mengumpulkan data baru dan melakukan penyesuaian yang selayaknya.

• Teknik Pengendalian Biaya

Dalam analisa terakhir, tujuan pengendalian biaya adalah untuk memperoleh jumlah produksi atau hasil yang sebesar-besarnya dengan kualitas yang dikehendaki, dari pemakaian sejumlah bahan tertentu, tenaga kerja, usaha, atau fasilitas. Yaitu memperoleh hasil yang sebaik-baiknya dengan biaya yang sekecil mungkin dalam kondisi-kondisi yang ada. Dalam mengendalikan pelaksanaan ini, langkah pertama ialah menetapkan standar perbandingan; langkah kedua ialah mencatat prestasi pelaksanaan yang sebenarnya;dan langkah ketiga ialah membandingkan biaya yang sesungguhnya terjadi dengan biaya standar tatkala pekerjaan dilaksanakan.

• Siapa yang Harus Menetapkan Standar?

Controller dalam kedudukannya sebagai seorang manajemen operasional, dapat mengedalikan biaya departemen akuntansi. Di luar itu fungsi controller hanyalah melaporkan fakta-fakta atas kegiatan lain dari perusahaan, sehingga dapa diambil tindakan perbaikan, dan memberi informasi kepada manajemen tentang efektivitas pengendalian biaya.

• Tingkatan Standar

Bagaimana ketatnya sesuatu standar seharusnya? Meskipun tidak terdapat garis pembatas yang jelas, tetapi dapat dibedakan 3 tingkat sebagai berikut:

1.      Standar ideal

2.      Rata-rata prestasi kerja pada masa lalu

3.      Standar prestasi yang baik dan dapat dicapai

• Titik Pengendalian

Pembahasan mengenai titik pengendalian biaya meliputi, selain penempatan tanggungjawab, juga masalah ketepatan waktu (timing). Biaya-biaya harus dikendalikan tidak hanya pada tempat dimana biaya-biaya itu dikeluarkan, tetapi juga lebih baik pada saat atau sebelum saat biaya-biaya itu dikeluarkan.

• Biaya Apa yang Harus Mempunyai Standar?

Pengendalian biaya tetap dapat dilaksanakan setidak-tidaknya melalui kedua cara sebagai berikut:

1.      Dengan Membatasi Pengeluaran Sampai pada Suatu Jumlah yang Ditetapkan Terlebih Dahulu.

2.      Dengan Penggunaan yang Wajar dari Fasilitas dan Organisasi yang Menimbulkan Biaya Tetap.

PROSEDUR UNTUK MEREVISI STANDAR

• Revisi Standar

Perubahan dalam metode-metode atau saluran-saluran distribusi, atau perubahan-perubahan fungsi, dan mengharuskan adanya perubahan standar untuk kegiatan penjualan, riset, atau administrative. Dengan perkataan lain, standar sekarang harus direvisi bila kondisi-kondisi telah berubah sedemikian rupa, sehingga standar tersebut tidak lagi merupakan pengukur yang realistis atau wajar.

• Program Untuk Revisi Standar

Mengadakan perubahan standar merupakan sesuatu yang memakan waktu dan mungkin juga mahal. Karena alas an ini, maka hendaknya revisi jangan dilakukan secara serampangan. Jadi, perlu terlebih dahulu direncanakan langkah-langkah yang akan ditempuh dalam merevisi standar.melalui program yang teratur untuk mengkaji dan merevisi standar secara kontinu, maka waktu dan uang yang dikeluarkan untuk perubahan standar akan lebih sedikit dan usahanya akan lebih produktif.

PENCATATAN STANDAR

• Pentingnya Catatan yang Memadai

Apabila controller harus dapat melayani manajemen secara efektif dan perusahaan ingin memiliki keuntungan dari adanya informasi biaya yang cermat, yang dapat diandalkan, dan yang segera, maka diperlukan pencatatan yang memadai mengenai fakta-fakta.

• Jenis-jenis Catatan yang Diperlukan

Dalam fungsi pabrikase, catatan-catatan yang berhubungan dengan penetapan dan penggunaan standar dapat diklasifikasikan menjadi empat golongan dasar sebagai berikut:

1.      Spesifikasi-spesifikasi fisik yang menggariskan bahan yang diperlukan dan urutan operasi-operasi pabrikase yang harus dilaksanakan.

2.      Perincian biaya overhead (standar atau anggarannya) yang didasarkan pada kapasitas normal.

3.      Daftar biaya standar untuk setiap produk dan komponennya; dapat ini menunjukkan biaya per unsur/jenis biaya.

4.      Perkiraan-perkiraan penyimpangan (variance) yang menunjukkan jenis penyimpangan dari standar.

• Pengendalian Administratif

Meskipun penggunaan standar untuk fungsi-fungsi administrasi tidak dikembangkan sebaik yang berlaku untuk operasi pengolahan, tetapi tolok ukur tersebut dapat ditetapkan untuk dipergunakan secara umum.

• Pencatatan Biaya Standar Dalam Perkiraan

Secara histories sebagian perusahaan menggunakan biaya standar hanya untuk perbandingan statistic dan tidak menyatakannya dalam system catatan akuntansi. Ini mungkin lebih benar berlaku bagi biaya-biaya administrasi ketimbang bagi biaya produksi langsung.

• Aplikasi Biaya Standar

Walaupun biaya standar telah diintegrasikan dalam perkiraan, masih terdapat perbedaan yang besar mengenai saat pencatatan standar. Sementara terdapat berbagai variasi dalam cara pembukuan, perbedaannya mungkin sebagai berikut:

1.      Pengakuan biaya standar pada saat terjadinya biaya.

2.      Pengakuan biaya standar pada saat biaya dipindahkan ke perkiraan barang jadi.

• Penggunaan Biaya Standar Oleh Manajemen

Penggunaan data biaya standar secara ekstenatif dapat dilakukan oleh manajemen dalam usaha mengarahkan kegiatan perusahaan. Beberapa bidang yang akan dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

1.      Perencanaan dan peramalan

2.      Motivasi para pegawai

3.      Pemberian balas jasa bagi para pegawai

4.      Pengukuran prestasi pelaksanaan

5.      Penganalisaan tindakan alternative produk-produk baru

6.      Keputusan-keputusan penetapan harga

7.      Penilaian persediaan

8.      Keputusan membuat atau membeli

9.      Pengendalian dan pengurangan biaya